Постепенный переезд бизнеса на просторы всемирной сети породил необходимость в автоматизации расчетов с поставщиками. Особенно, если речь идет о предприятиях, вынужденных совершать тысячи финансовых операций в сутки. Применение автоматизация бизнес процессов и решений по счетам к оплате позволяет сократить время, требуемое для перевода средств, сократить количество ошибок, допускаемых работниками, повысить эффективность документооборота, упростить финансовую отчетность, а также сократить бюджет на выплату заработной платы сотрудникам финансового отдела. Насколько же оправданы системы автоматизации бизнес процессов?
Актуальность автоматизации расчетов
С десяток лет назад, процедура расчета подразумевала распечатку бумажного счета-фактуры или квитанции к оплате, с последующей передачей документов поставщику. Это приводило к тому, что сдача финансовой отчетности превращалась в настоящий ад, с множеством конвертов, папок и тысячами квитанций для предъявления контролирующим органам. Сегодня же, с появлением «облачных» хранилищ и автоматизированных решений, объединяющих финансовые подразделения бизнеса, расчет удалось сократить до нескольких кликов мыши, а также передачи информации в электронном формате.
При этом стоит отметить, что помимо реальной экономии времени, автоматизированные решения для расчетов позволяют:
- Снизить финансовую нагрузку на бюджет предприятия за счет сокращения расходов на ручное заполнение документов;
- Ускорить финансовые операции посредством передачи электронной версии счетов-фактур через интернет;
- Настроить передачу документов между структурными подразделениями в рамках одного предприятия;
- Исключить вероятность ошибки, обусловленной человеческим фактором (невнимательность, усталость, мошенничество);
- Отслеживать статус счета в режиме реального времени, избавляясь от задержек или несвоевременной оплаты.
Тем не менее, при разработке средства автоматизации бизнес процессов предприятия нужно учитывать ряд особенностей, нюансов и тонкостей, свойственных такому ПО.
На что обратить внимание при внедрении автоматического расчета?
В подобных системах автоматизации бизнес процессов, практически все важные документы сохраняются в электронных форматах – DOC, XLS или PDF. И если вам понадобиться определенная информация относительно суммы, предмета расчета или к-ва закупленных товаров, искать ее вручную будет слишком сложно. Поэтому прежде, чем внедрять то или иное решение, узнайте, может ли программа:
- Искать информацию по ключевым запросам из разных типов файлов: от изображений до excel-таблиц;
- Распознавать символы с отсканированных документов PDF, djvu, jpeg, а также других, менее распространенных форматов;
- Адаптироваться под потребности вашего предприятия или используемую бизнес-модель.
Почему стоит использовать решения от SPARSIM?
Во-первых, скрипты и алгоритмы наших разработчиков способны анализировать PDF, .doc, .txt-файлы, изображения и фотографии для поиска по ключевым запросам.
Во-вторых, мы постарались сделать все, чтобы наши решения адаптировались под используемую вами бизнес-модель.
В-третьих, SPARSIM обеспечивает:
- Точное извлечение данных из файлов PDF;
- Преобразование информации в записи баз данных;
- Возможность работы с отсканированными документами;
- Автоматическое формирование таблиц XML, а также баз данных CSV, JSON;
- API для создания таблиц с общим доступом в Google Sheets;
- Считывание штрих- и QR-кодов.
Кроме того, разработчики проекта постарались сделать по-настоящему простой, понятный и удобный user-friendly интерфейс, а также обеспечивают постоянную поддержку для пользователей и готовы отвечать на все вопросы по телефону, через чат на сайте, либо в мобильных мессенджерах!
