Поступовий переїзд бізнесу на простори всесвітньої мережі породив необхідність автоматизації розрахунків з постачальниками. Особливо, якщо йдеться про підприємства, які змушені здійснювати тисячі фінансових операцій на добу. Застосування автоматизація бізнес-процесів та рішень за рахунками до оплати дозволяє скоротити час, необхідний для переказу коштів, скоротити кількість помилок, які допускаються працівниками, підвищити ефективність документообігу, спростити фінансову звітність, а також скоротити бюджет на виплату заробітної плати працівникам фінансового відділу. Наскільки ж виправдані системи автоматизації бізнес-процесів?
Актуальність автоматизації розрахунків
З десяток років тому процедура розрахунку мала на увазі роздрук паперового рахунку-фактури або квитанції до оплати, з подальшою передачею документів постачальнику. Це призводило до того, що складання фінансової звітності перетворювалося на справжнє пекло, з безліччю конвертів, папок і тисячами квитанцій для пред’явлення контролюючим органам. Сьогодні ж, з появою «хмарних» сховищ та автоматизованих рішень, що поєднують фінансові підрозділи бізнесу, розрахунок вдалося скоротити до кількох кліків миші, а також передачі інформації в електронному форматі.
При цьому варто зазначити, що, крім реальної економії часу, автоматизовані рішення для розрахунків дозволяють:
- зменшити фінансове навантаження на бюджет підприємства за рахунок скорочення витрат на ручне заповнення документів;
- Прискорити фінансові операції шляхом передачі електронної версії рахунків-фактур через інтернет;
- Налаштувати передачу документів між структурними підрозділами у межах одного підприємства;
- Виключити ймовірність помилки, зумовленої людським фактором (неуважність, втома, шахрайство);
- Відстежувати статус рахунку в режимі реального часу, позбавляючись затримок або невчасної оплати.
Тим не менш, при розробці засобу автоматизації бізнес-процесів підприємства потрібно враховувати ряд особливостей, нюансів і тонкощів, властивих такому програмному забезпеченню.
На що звернути увагу під час впровадження автоматичного розрахунку?
У подібних системах автоматизації бізнес-процесів, практично всі важливі документи зберігаються в електронних форматах – DOC, XLS або PDF. І якщо вам знадобиться певна інформація щодо суми, предмета розрахунку чи к-ва закуплених товарів, шукати її вручну буде надто складно. Тому, перш ніж впроваджувати те чи інше рішення, дізнайтеся, чи може програма:
- Шукати інформацію за ключовими запитами із різних типів файлів: від зображень до excel-таблиць;
- Розпізнавати символи з відсканованих PDF-файлів, djvu, jpeg, а також інших, менш поширених форматів;
- Адаптуватися під потреби вашого підприємства або бізнес-модель, що використовується.
Чому варто використовувати рішення від SPARSIM?
По-перше, скрипти та алгоритми наших розробників здатні аналізувати PDF, .doc, .txt-файли, зображення та фотографії для пошуку за ключовими запитами.
По-друге, ми постаралися зробити все, щоб наші рішення адаптувалися під бізнес-модель, яку ви використовуєте.
По-третє, SPARSIM забезпечує:
- Точне вилучення даних із файлів PDF;
- Перетворення інформації у записі баз даних;
- Можливість роботи з сканованими документами;
- Автоматичне формування таблиць XML, і навіть баз даних CSV, JSON;
- API для створення таблиць із загальним доступом у Google Sheets;
- Зчитування штрих- та QR-кодів.
Крім того, розробники проекту постаралися зробити по-справжньому простий, зрозумілий та зручний user-friendly інтерфейс, а також забезпечують постійну підтримку для користувачів та готові відповідати на всі запитання по телефону, через чат на сайті або в мобільних месенджерах!
